3 frameworks to transform your Communication ecosystem to a truly Collaborative Enterprise

Back to the vision

Today in Social businesses, Communications is an indispensable practical strategy to explain vision, create synergies, align knowledge, promote Collaborative attitudes and behaviors. The societies and organizations are complex human groups organized in networks with multiple connections within and outside of their environments where people’s experiences imply the change of time and territories evolution (functional framework).

The successful Communication strategy journey must pass by a new functional architecture and social technologies that facilitate the logistics of the flow of information’s in social frameworks that have thin borders, coordination governance, interactions rules and policies.

So we have to explain the full map of social and organizational behaviors to develop a comprehensive framework under communication ecosystem where formal and informal exchanges coexist to improve business performance.

We observe that organizations that are moving to the Social collaboration are redesigning their models, theirs behaviors, And it’s important to clarify what you want to achieve to become a truly Collaborative enterprise before speaking and implementing Collaborative solutions and ESN

A good diagram is better than a long explanation:

Here are the 3 keys to transform our business model to Mass Collaboration open to the world but with strong and secure layers.

1- Knowledge heart : is capitalizing on our internal skills and expertises to protect the Communities data’s and knowledge of the company in its (secure) heart.

2- Communities layer :  is  progressively freeing all energies of internal communities and protecting the heart like a filter for external communities (customers, partners) It’s also transforming our ways of communicating with many new contents owners and influencers to manage…

3- Collaborative layer : allowing the dissemination of our knowledge and expertise to public social medias and promoting co-contribution with external stakeholders. This new layer will develop many digital bridges with the external world  for Expertises , for Employer Branding, Employee videos, for open innovation… 

Note : this diagram show the key interactions between the 3 complementary layers, the Collaborative layer represent the external world with which all Social organizations must increasingly interact in both directions.

The only feasible way to realize the Collaborative and Digital Workplace is to start with a vision and above guiding principles and then explore potential paths to get there, taking one step at the time. 

Also by addressing key questions and challenges to transform your internal communications strategy :

• How will we secure our knowledge and static information of organizations?
• Is there a future for our existing Intranet ?
• How to move from push to pull Communications, from monolog to dialog collaboration, from long text to short videos?
• How  do we teach and manage employee and experts to collect, share and promote externally their information’s?

A key reason for introducing Change in a step-by-step approach is to make it easier for people to adopt these changes. That way they can also change their ways of working to something better.

This is the “essence” what we are trying to do – to improve smarter ways of working, wellbeing at work, employee networking, social links and thereby increasing knowledge worker productivity. 

Introduction au Blog

Il est urgent de transformer nos cultures Managériales

L’afflux des technologies 2.0 et les attentes des collaborateurs en entreprise, en particulier les plus jeunes, convergent vers la Collaboration de masse. Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) sont le support de cette (r)évolution managériale.

Réponse pertinente aux transformation et nombreux changements que vivent les entreprises (accroissement de la taille des organisations, éclatement et éloignement des sites, télétravail, gouvernance et management de plus en plus transversal, mondialisation des compétences…), les outils et réseaux collaboratifs permettent de réinventer la coopération digitale et surtout un management de proximité que nos amis d’outre Atlantique appellent le Collaborative Leadership...

Mais avec la mise en œuvre de ces RSE et les enjeux qu'ils induisent tel que la porosité, l’instantanéité de la communication, la transversalité, la transparence…il est de plus en plus évident que ces outils de collaboration ne constituent qu’une partie de la solution.

Face aux enjeux de fond il est urgent de transformer nos cultures managériales et d’aider les managers, chefs d’équipe, de projets ou directeurs ayant de nombreuses équipes à comprendre leurs nouveaux rôles et devenir de vrai animateurs de communautés (Community Leader) qui montrent la voie aux équipes, mobilisent en redonnant du sens aux objectifs de la communauté, et facilitent le partage des connaissances pour susciter l’adhésion.

En effet seule une nouvelle dynamique managériale, basée sur de l’animation,  l’écoute, et la stimulation des comportements collaboratifs permettra aux employés de trouver leurs nouveaux repères et de s’engager totalement vers l’objectif qui aura été défini conjointement.

Nous entrons dans une ère de nombreuses ruptures. Et ce blog est un appel à l'émergence d’une nouvelle culture d'entreprise, plus collaborative, plus créative, moins individualiste avec l’animation des communautés. Sans quoi l'entreprise de demain, qui se veut plus agile, plus innovante, plus efficace, aura bien du mal à voir réellement  le jour.

Note :
Ce blog est avant tout un support de réflexion sur le Collaborative Leadership et deviendra peu à peu un guide pratique pour les Community Leader. Il est fondé sur mes expériences passées de Consultant en organisation et pilotage de projet transversal, sur mes anciennes activités d’animation de la vie interne et du renforcement du lien social auprès de 300 consultants (activités socio-culturelles, soirées, conférences, team-building, animation d'équipe, coaching…), ainsi que mes récentes recherches et travaux pour accompagner la transformation d’un Groupe international de 77000 personnes vers les usages collaboratifs et le déploiement d’un RSE à grande échelle.

Community Managers, les nouveaux martyrs

« Le Community Manager a la patience d’un missionnaire, l’écoute d’un confesseur, la douceur d’une bonne sœur et l’âpreté à la tâche d’un bénédictin. C’est le Community Manager qui industrialise la génuflexion et le repentir des organisations devant la fureur numérique, c’est lui qui calme, rassure, temporise. Le Community Manager est en quelque sorte une figure moderne de la pénitence et du pardon. Peut-on parler de nouveau martyr ? Le corps transpercé de flèches en forme de tweets vengeurs ? »

Pour la suite, je vous invite à lire le très bon blog de David Abiker qui illustre avec brio le métier de Community Manager comme celle d’une vocation.

http://www.davidabiker.fr/community-manager-les-nouveaux-martyrs

Les principales facettes d'un Management Collaboratif (Collaborative leadership)

Pour relever les défis et enjeux décrits en Introduction (arrivée des nouvelles générations, ouverture de l’entreprise aux technologies collaboratives, transversalité, transparence…) le manager du XXIe siècle doit revoir en profondeur ses méthodes et anciennes habitudes afin de pratiquer un Management Collaboratif qui combine de nouvelles facettes et responsabilités.

Appréhendons les 3 principales facettes d'un Management Collaboratif (Collaborative Leadership)

Le manager collaboratif doit être à la fois un :

1- Animateur de Communauté

• Instigateur de collaboration et de la coopération au sein de sa communauté, Il définit le cadre de l’activité, motive, responsabilise et anime son équipe au quotidien.
• S’il est chef d’équipe, l’animateur fixe les objectifs et définit les activités de sa  communauté. Il est garant de la Communauté et de son mode de fonctionnement (objectifs, livrables, plannings des contributions majeures…).
• Il crée du lien et une émulation entre ses collaborateurs à l’aide d’activité extra-professionnelles (déjeuner, séminaire, soirées, …).

2- Coach d'équipe

• Le Community Leader en tant que “Coach” fait des retours systématiques et réguliers, valorise et récompense la performance de ses équipes.
• Il attache une importance particulière au développement de ses co-equipiers.
• S’il est supérieur hiérarchique, le Manager échange régulièrement avec ses collaborateurs, sur leurs points forts et axes de progrès, sait valoriser leurs capacités à collaborer et les aide à capitaliser sur leurs réussites collectives.

3- Leader d'influence

• Le Manager sait pratiquer un management d’influence en rupture avec le management d’autorité traditionnel.
• Il donne la vision, explique les enjeux et les objectifs de la communauté après une phase de collecte des avis des membres de l’équipe.
• Il s’agit d'influencer sans imposer et de stimuler la collaboration en faisant adhérer chacun sur des objectifs au niveau entreprise, communautaire et individuel.
• Pour réussir, il doit avant tout promouvoir la culture du « feedback » et libérer la parole des contributeurs

  

En résumé les clés du succès du Manager Collaboratif 3.0 (à la fois animateur, coach et leader d'influence) sont les suivantes :

1. Désigner le cap, et la vision
2. Faire adhérer aux  objectifs, aux enjeux de la communauté
3. Ecouter et reconnaître les contributions
4. Expliquer les décisions
5. Dynamiser l’action de la communauté
6. Agir sur les motivations collectives et individuelles
7. Faire progresser l’équipe

Note : En suivant tous ces conseils, vous deviendrez un vrai Manager Collaboratif, coéquipier d’une ou plusieurs communautés avec des collaborateurs motivés ….

Remarquez comme tous ces termes portent le préfixe « co » du latin « cum » qui signifie « ensemble ». Vous partagez un but et cette seule ambition commune crée votre communauté. Vous l’animerez donc dans la concertation, chacun étant contributeur et co-contructeur de la mission. 

Bonnes pratiques pour dynamiser les Communautés internes

Développons dans ce post quelques principes directeurs et bonnes pratiques de Communities Management qui sont valable autant pour les responsables et animateurs de communauté que pour les gestionnaires de plusieurs communautés (Communities Manager).

Osons changer ! 

Désormais, on innove, on partage et surtout on collabore ! Seules la rapidité et la coopération permettent de rester dans la course de l’économie mondialisée. 
Ne décevons pas nos collaborateurs avec la rigidité et les procédures à faire perdre la tête, laissons la place à l'initiative et à la reconnaissance des efforts, donnons leur envie d'aller encore plus loin et de partager leurs savoirs et idées...

Voici quelques Principes directeurs d’un Management agile et creatif en Entreprise

• partageons nos connaissances et informations
• instaurons des pratiques souples,
• mettons  les utilisateurs finaux au cœur des projets collaboratifs, 
• œuvrons pour le dialogue permanent avec les directions métier, 
• optons pour la transparence et l'arbitrage des risques, 
• anticipons les résistances, 
• hiérarchisons  les priorités, 
• examinons et adaptons pour encore plus d'agilité... 

…sont essentiels aux compétences des managers et animateurs de Communautés (community leader)

Mobilisons nos intelligences et savoirs au service de l'entreprise.

Le mot le plus important à retenir c’est le « partage » des connaissances, c’est une vraie rupture des comportements qui entraîne une évolution des organisations vers l’ouverture et la collaboration de masse.

Chaque communauté doit avoir un objectif métier clair et partagé (business purpose), si ce n’est pas le cas, il existe des techniques pour dynamiser les échanges et faire réagir les co-équipiers tel que :

• Mettre en œuvre un plan éditorial pendant les premières semaines d’adoption + plan de formation et sessions d’échange et trucs et astuces de la semaine
• Communiquer des histoires vraies du business et mettre en avant les succès et livrables des membres 
• Mettre en avant les sujets « chauds » ou les vraies préoccupations de la communauté. Exemple : pourquoi perdons-nous des parts de marchés chez tel client ? Quelles sont les raisons du dérapage du planning sur tel projet informatique et les pistes d’amélioration proposées ? Réponses et collaboration garantie en retour.

Voici quelques illustrations des bénéfices constatés par la collaboration à travers des communautés digitales :

La création de communautés d’expert et d’intérêt au sein de l’entreprise renforce la capitalisation des savoirs et permet à l’entreprise et aux collaborateurs la mise en place d’équipes élargies. Elle facilite l’activité opérationnelle et améliore l’organisation en reliant les personnes à différents niveaux sur des centres d’intérêt communs. 

• Exemple : recherche d’une expertise spécifique, disponible pour une mission à l’international. Seule une question ouverte dans la communauté d’intérêt permettra d’obtenir des réponses de candidats intéressés.
• Exemple : Les Communautés d'experts sont également un bon moyen d'identifier les personnes clés dans l'entreprise et de les accompagner pour communiquer en externe des convictions et savoirs sur une offre/service/expertise via les réseaux sociaux publics (blog, linkedIn, Twitter, Slideshare, Prezi...)

Les communautés de pratique sont les premiers carburants d’un réseau social interne.

• Exemple: Une centaine d’acheteurs d’un grand groupe Industriel réunis dans une communauté de pratique. Ils viennent de toutes les usines et partagent désormais leurs bons plans via le réseau social d'entreprise. Après une première réunion de lancement qui rassemblait le premier cercle d'acheteurs dans le cadre d'un séminaire, le leader de la communauté avance un argument clé pour convaincre les hésitants à se lancer dans le partage collaboratif : la promesse qu'aucune question posée ne restera plus de 24 heures sans réponse ! (et çà marche)

Les communautés de commerciaux partageant leurs informations en temps réel favorisent le « time to market » et une meilleure utilisation des ressources. Elle se traduit directement par une optimisation de la productivité des équipes . 

• Exemple : contribution participative sur un même livrable pour un client (proposition commerciale à préparer pour un client en 5j ) ou recherche d’une nouvelle ressource au sein d’un projet en situation tendue

Le fonctionnement en communauté accroît la satisfaction des personnes et renforce le lien social entre ses membres par l’augmentation du nombre de collaborateurs interconnectés et impliqués dont l’expertise est reconnue par leurs pairs.

• Exemple : Evaluation par les membres eux-mêmes des contributions à la communauté par les commentaires, les boutons « like » et évaluation des idées.  Ce besoin de reconnaissance naturelle (e-reputation) donne de la visibilité légitime aux collaborateurs, accélère leur accès aux connaissances, à l’auto formation  et dynamise leur mobilité et leur carrière dans l’entreprise.

Un dernier exemple en conclusion (et les exemples des bénéfices ne manquent pas), l'insertion de nouveaux collaborateurs dans une équipe projet est bien plus facile; plus besoin de faire de la spéléologie dans nos boites email, ils trouvent l'histoire du projet qu'ils rejoignent tout simplement en devenant membre de la Communauté projet.

Libérons la parole de nos Collaborateurs

Le déploiement de réseaux sociaux d’entreprise (RSE) va de pair avec la mise en place d'une stratégie de communication interne ambitieuse au niveau de vos équipes, département ou mieux au niveau du Groupe. Cette stratégie pour libérer la parole doit être fondée sur la simplicité, l’écoute, et l’engagement en utilisant les différentes possibilités de vos moyens de communications internes.

Quelques propositions créatrices de valeurs et appréciés des collaborateurs :

• Utilisez le réseau collaboratif et vos communautés pour lancer des discussions et faire émerger des idées innovantes avec le maximum d’audience (ouvrir une communauté accessible à tous du type « coffee corner » ou « water cooler »)

• Mettez en avant la vie des collaborateurs avec des mini-reportages, brèves de clavier dans lesquels ils donneront leur avis à des questions sans script ni censure.

• Proposer des émissions TV interne sous forme de débats avec des collaborateurs et des managers autour de sujets forts et fédérateur (ex : « si j’étais le boss… », « le junior, un senior qui s’ignore… », « le savoir-vivre au bureau », « si j’avais carte blanche pour lancer un nouveau produit/services… »

Sur les réseaux sociaux d’entreprise cette liberté de parole s’encadre facilement et naturellement. Il faut mettre en place de la pédagogie avec une « charte utilisateur ».

Ce code de bonne conduite doit rappeler les droits et devoirs aux utilisateurs du RSE. Expliquer les limites et abus (propos injurieux, diffamatoires, excessifs…), rappeler l’obligation de loyauté à l’égard de l’entreprise, et le respect de la confidentialité (sensibiliser les manager à la porosité avec les réseaux sociaux externes).

En cas d’abus la clause de confidentialité du contrat peut aussi constituer un moyen de rappeler l’obligation de loyauté et l’interdiction de dévoiler des données confidentielles au sein de communautés non fermées.

Il n’y a aucune raison de tomber dans la psychose liberticide et de vouloir tout règlementer en prévision d’un commentaire potentiellement excessif, car l’auto-censure est de mise dans les RSE et les collaborateurs eux-mêmes ne prennent pas de risque car il n’y a pas d’anonymat et si nécessaire le modérateur peut demander à posteriori au contributeur de corriger son propos.

Votre Management 3.C (ou 3.0)  consiste à stimuler des communautés qui se parlent librement, partagent les savoirs et renforcent le lien social 

Pour stimuler la créativité, le partage, la collaboration et relever le défi de la liberté de parole, le Community Leader de demain devra :

• Construire une vision fédératrice pour motiver ses collaborateurs
• Pratiquer un management d’influence en rupture avec le management d’autorité traditionnel (command & control)
• Partager ses connaissances car "tout ce qui n'est pas partagé est perdu"
• Mettre en œuvre une communication « communautaire »  et encourager la transparence (Faire confiance, modérer à posteriori)
• Favoriser une atmosphère Créative et stimuler l’innovation.  Laisser la place à des expériences pour tester de nouvelles offres, outils, processus. Promouvoir des espaces de création qui soutient la pensée innovante. 
• Capitaliser sur ses compétences relationnelles : empathie, pédagogie, intuition, souplesse, écoute, etc.

Libérons dès aujourd'hui la parole de nos collaborateurs à l'aide des outils collaboratifs pour générer plus d’échanges, débat, reportage, enquête, feedback… et in-fine plus d'engagement. 
En conclusion faisons notre le premier changement de mentalité prôné par Anthony Bradley (Gartner et auteur de Social Organization book) : "Talk less, listen more"